Det er vigtigt, at du føler dig tryg ved at levere dine persondata til Støttekontaktgruppen. Vi lever op til reglerne i persondataloven. Vi indsamler personoplysninger via vores hjemmeside skgr.dk. Hvad enten du er gæst på vores hjemmeside eller modtager af vores nyhedsbreve, så indsamler vi altid personoplysninger efter gældende lovgivning og vejledninger.

Når du besøger vores hjemmeside skgr.dk eller når du afleverer persondata til Støttekontaktgruppen, accepterer du samtidig vores persondatapolitik.

Når du benytter vores kontaktformular på hjemmesiden bliver dine personlige data gemt af Støttekontaktgruppen, hvorfor Støttekontaktgruppen kan få adgang til dem om nødvendigt.

Vi er også forpligtet i henhold til Serviceloven og Sundhedsloven. Det betyder, at persondata, der er indhentet i henhold til Serviceloven og/eller Sundhedsloven slettes i henhold til opbevaringspligten for de lovgivninger. Dette skyldes at krav til databehandling i persondataloven viger for retlige krav i Serviceloven og Sundhedsloven.

Personoplysninger indsamles og anvendes til at yde den service, som oplysningerne er indsamlet i forbindelse med.

Oplysningerne bruges derudover til at få større kendskab til dig og øvrige brugere af vores website. Denne brug kan blandt andet. omfatte undersøgelser og analyser, der er rettet mod en forbedring af vores produkter, tjenester og teknologier samt visning af indhold, der er tilpasset dine interesser.

Personoplysninger afgives aldrig til tredjepart, medmindre du selv udtrykkeligt giver tilsagn hertil, og vi indsamler aldrig personoplysninger, uden at du selv har givet os disse oplysninger ved registrering.

Ved brug af vores kontaktformular for jobkandidater indsamles oplysninger om navn, telefon, e-mail, adresse, postnummer, e-mail, køn, uddannelsesniveau og hvorvidt du har kørekort.

Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at vores procedurer lever op til sikkerhedspolitiske standarder. Vi bestræber os på at beskytte fortroligheden, integriteten og tilgængeligheden af dine personlige oplysninger.

Vi opbevarer persondatainformationer sikkert i Støttekontaktgruppens eget netværk som er beskyttet bag firewalls. Informationerne er kun tilgængelige for betroede medarbejdere i Støttekontaktgruppen og hos vores udvalgte IT-samarbejdspartnere, som har adgang til at arbejde systemmæssigt med drift og udvikling af vores databaser.

De er vores databehandler og er underlagt databehandleraftaler.

Vi registrerer og logger ikke personlige oplysninger, men vi anvender dem kun i forbindelse med formålet for opbevaring af dine persondata. Som registreret har du altid mulighed for indsigt og du kan gøre indsigelse mod en registrering i henhold til reglerne i persondataloven.

Vi benytter alene dine persondata til det oplyste formål.

Støttekontaktgruppen hverken overdrager, sælger eller gør dine personlige oplysninger tilgængelige for tredjemand udenfor Støttekontaktgruppen, herunder andre virksomheder.

Overførslen af data mellem Støttekontaktgruppen og den enkelte databehandler er baseret på en databehandlingssaftale. Du kan anmode om en kopi af databehandleraftaler, der er indgået mellem Støttekontaktgruppen og samarbejdspartnere for databehandling ved at kontakte os.

Du kan når som helst:

• Indgive klage til en tilsynsmyndighed (Datatilsynet)
• Anmode om adgang til og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger
• Begrænse eller modsætte dig behandling af dine personoplysninger
• Anmode om dataportabilitet

Du har mulighed for at få indsigt i, hvilke informationer der er registreret om dig. Du kan få en kopi af dine personlige data i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format ved at kontakte os.

Hvis det viser sig, at de oplysninger eller data, der behandles om dig, er urigtige eller vildledende, har du ret til at kræve disse berigtiget, slettet eller blokeret. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod, at oplysningerne om dig gøres til genstand for behandling.

Du kan også til enhver tid tilbagekalde dit samtykke. Hvis du ønsker at trække dit samtykke tilbage eller ændre dine data, bedes du meddele det til os på administration@botilbud.skgr.dk.

Hvis du har nogle klager over Støttekontaktgruppens behandling af dine personlige data, kan du desuden kontakte Datatilsynet for indgivelse af klage, jf. persondatalovens § 58, stk. 1.

Fremgår der oplysninger om borgeren i referater, dokumenter og informationer m.m. som ikke opbevares i Danjournal samt oplysninger i Danjournal under ”Dagbog”, som ikke er borgerens egen ”Dagbog”, fremgår borgeren anonymiseret.

Hos Støttekontaktgruppen gør vi os umage for at følge gældende regler og love for god markedsføring. Derfor sender vi kun nyhedsbreve til modtagere, som selv har valgt at modtage nyhedsbreve fra os.

Vi gemmer dine oplysninger på en beskyttet server. Det er kun Støttekontaktgruppen i samarbejde med en ekstern IT- samarbejdspartner, der har adgang til dine oplysninger.

Vi garanterer, at vi ikke videregiver eller sælger dine data til andre virksomheder.

Du kan afmelde dit nyhedsbrev ved at kontakte os.

Vi vil gerne tilbyde en brugervenlig hjemmeside med information, der er relevant for dig. Derfor anvender vi teknologier, der kan indsamle, behandle og sortere oplysninger om, hvordan vores hjemmeside bliver brugt. Vi indsamler denne information ved hjælp af cookies. Det betyder i praksis, at vores hjemmeside kan huske dig når du besøger hjemmesiden ad flere omgange, og at vi kan indhente statistik, som fortæller, hvordan du og andre brugere anvender hjemmesiden.

Vores formål med brug af cookies på vores website er:

• Teknisk funktionalitet, så vi kan huske dine indstillinger.
• Trafikmåling, så vi ved hvor mange, der besøger vores site.

Vi anvender cookies fra Matomo Analytics, som sikrer brugeren anonymitet. Det hjælper os med at finde ud af, hvilke dele af vores hjemmeside du ser, når du bevæger dig rundt på vores website.

Du kan til enhver tid slette cookies i din browser. På minecookies.org kan du for hver browsertype få en vejledning i, hvordan du sletter dine cookies. Vær dog opmærksom på, at hvis du indstiller din browser til ikke at acceptere cookies, kan der være dele af hjemmesiden, som du ikke kan benytte. Vi anbefaler derfor, at du tillader brugen af cookies.

Vi tager glædeligt imod jobansøgninger med henblik på at vurdere om de matcher et ansættelsesbehov i vores virksomhed. 

Hvis du indgår i et rekrutteringsforløb og/eller ansættes til jobbet, så vil vi give dig særskilt information om hvordan, at vi behandler dine personoplysninger i denne forbindelse. 

Når du har spørgsmål eller ønsker at høre mere om rekrutteringsproces så kan du kontakte os via kontaktformular på vores hjemmeside, e-mail og telefon.

Herigennem vil vi behandle dine personoplysninger, så vi kan indgå i en dialog med dig eksempelvis svare på spørgsmål om vores jobprofil. Vi behandler kun den information, som du giver os i forbindelse med vores kommunikation.

Vi vil typisk behandle følgende almindelige oplysninger: navn, e-mail, telefonnummer, adresse, ansøgning, CV, uddannelsesniveau og hvorvidt du har kørekort.

Vores hjemmel til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra f.

Vi sletter vores kommunikation med dig senest tre måneder efter beslutning om at kontakten ikke førte til ansættelse. Skulle der i et særligt tilfælde opstå et behov for at opbevare dine personoplysninger i længere tid, så vil dette kunne være tilfældet.

Vi har behov for at kommunikere med vores kunder og interessenter, så vi sikrer os, at ydelsen leveres korrekt. Herigennem kan vi behandle oplysninger om navn, adresse, ydelser, særlige aftaler, betalingsinformationer og lignende. 

Hjemlen til at behandle disse personoplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1 litra b.

Støttekontaktgruppen behandler alle data fortroligt og efter de gældende regler i persondatalovgivningen.

Ifølge persondataloven skal dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt.

Vi gemmer dine personlige oplysninger på computere med begrænset adgang, som er placeret i kontrollerede faciliteter, og vores sikkerhedsforanstaltninger kontrolleres løbende for at afgøre, om vores brugeroplysninger håndteres forsvarligt, og under stadig hensyntagen til dine rettigheder som bruger.

• Vi gemmer dine personlige oplysninger midlertidigt i ISO 27001 certificeret og krypteret Microsoft Cloud

Vi kan dog ikke garantere 100 procents sikkerhed ved dataoverførsler via internettet. Det betyder, at der kan være en risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysninger, når du sender os data sendes. Du afgiver således dine personlige oplysninger på eget ansvar.

Vi anerkender, at gennemsigtighed er et kontinuerligt ansvar. Vi vil derfor løbende gennemgå og opdatere vores persondatapolitik

Den hurtige udvikling af internettet betyder, at ændringer i vores behandling af personoplysninger kan blive nødvendige. Vi forbeholder os derfor ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af personoplysninger. Gør vi det, retter vi selvfølgeligt datoen for “sidst opdateret” nederst på siden. I tilfælde af væsentlige ændringer giver vi dig besked i form af en synlig meddelelse på vores website.

Personoplysninger slettes eller anonymiseres løbende efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes. Personoplysninger gemmes højst i 12 måneder efter brug.

HR-personoplysninger i form af ansøgninger gemmes højest i 3 måneder. HR-personoplysninger for fratrådte medarbejdere gemmes i 5 år.

Vores persondatapolitik er gældende for alle Støttekontaktgruppens botilbud, Støttekontaktgruppens Drift & Administration ApS og Støttekontaktgruppen, som i det følgende fremgår under den samlede betegnelse SKGR. Persondatapolitikken skal sikre, at organisationen lever op til gældende lovgivning.

Ved ansættelse indsamles cpr, fulde navn, adresse, løn- og øvrige ansættelsesforhold, CV, kopi af kørekort samt straffeattest. Det er udelukkende ledelse og administration, der har adgang til de oplysninger.

Oplysninger der opbevares i Zenegy:

• Skattemæssige forhold indhentes og opbevares digitalt gennem vores lønsystem, hvor også kontooplysninger opbevares. Administrative medarbejdere har adgang til disse
• Eventuelle helbredsoplysninger i forbindelse med længerevarende sygdom. Administration og ledelse har adgang til de oplysninger.
• Ansøgning om refusion, tilskud, fleksjob og lignende.
• Underskrevet samtykkeerklæring vedrørende vores procedure omkring opbevaring og videregivelse af medarbejderens personfølsomme oplysninger.

Oplysninger der opbevares i Danjournal:

• Medarbejderen oprettes i Danjournal med navn, telefon nummer, arbejdsmail samt afdeling for ansættelse. Medarbejdere med administratoradgang (hovedsalig administration og ledelse) har tilgang til de oplysninger. Medarbejdere med adgang til Danjournal har begrænset adgang til kollegers oplysninger.
• Øvrige oplysninger der indsamles under ansættelsen, og som vedr. medarbejderens arbejde/funktion, såsom registrering af psykisk/fysisk vold mod medarbejderen, referat fra MUS med mere opbevares i Danjournal i medarbejderens egen mappe. Den pågældende medarbejder samt medarbejdere med administratoradgang (hovedsagelig administration og ledelse) har adgang til de oplysninger.
• Al adgang til Danjournal logføres.

Oplysninger videregives til relevante og nødvendige instanser i forbindelse med udbetaling af løn, ansøgning om refusion og godtgørelser, tilmelding til diverse kurser med videre. Herunder, men ikke udelukkende: Skat, pensionsselskaber, forsikringsselskaber, kommuner og kursusvirksomheder.

Medarbejderdata opbevares i op til fem år efter opsigelse, hvorefter data makuleres.

Når en borger indskrives i SKGR, oprettes borgeren i Danjournal med navn, cpr, og betalingskommune. Indskrivningsaftaler, kontrakter, VUM og andre personfølsomme dokumenter som SKGR modtager i forbindelse med indskrivning og udførsel af den bestilte opgave lægges i Danjournal under borgerens egne dokumenter. Daglig dokumentation føres ligeledes i Danjournal under borgerens egen ”Dagbog”. Medarbejdere med administratoradgang har tilgang til oplysningerne samt medarbejdere, der er direkte tilknyttet borgeren og har med borgeren at gøre i sit daglige arbejde. For borgere, der er indskrevet på et botilbud, gælder det således, at alle medarbejdere på botilbuddet har adgang til borgerens oplysninger. For borgere, der er under §85, har medarbejdere, der er tilknyttet borgeren som støttekontaktperson, adgang til borgerens oplysninger.

Fremgår der oplysninger om borgeren i referater, dokumenter og informationer med mere, som ikke opbevares i Danjournal samt oplysninger i Danjournal under ”dagbog”, som ikke er borgerens egen ”dagbog”, fremgår borgeren anonymiseret.

Videregivelse af personfølsomme oplysninger foretages udelukkende med borgerens samtykke, med mindre SKGR har hjemmel eller på anden måde er forpligtet til at videregive oplysninger. Borgere, som indskrives på SKGRs botilbud, underskriver ved indflytning en samtykkeerklæring, hvor borgeren afkrydser, hvilke instanser og netværk, der kan videregives oplysninger til. Borgeren kan til enhver tid tilbagetrække eller udvide sit samtykke.

• Kontoret på Krakasvej samt alle botilbud har en makulator til makulering af dokumenter med personfølsomme oplysninger.
• Borger udskrives af Danjournal samtidig med, at den bestilte opgave vedrørende borgeren afsluttes, når en bevilling udløber eller borgeren fraflytter vores botilbud.
• Borgeren vil herefter ligge under udskrevne borgere, hvor kun medarbejdere med administratoradgang har tilgang til borgerens oplysninger. Denne ”mappe” gennemgås en gang årligt, hvor borgere, der er udskrevet for mere end to år siden, slettes helt.
• Vedrørende sletteprocedure fra digitale enheder – se afsnittet ”Brug af digitale enheder”.

Al ekstern kommunikation med personfølsomme oplysninger vedrørende beboere skal sendes gennem sikker mail: administration@botilbud.skgr.dk, handicap@botilbud.dk eller psykiatri@botilbud.skgr.dk

Vi opfordrer desuden alle samarbejdspartnere til at sende personfølsomme oplysninger og dokumenter til SKGR gennem sikker mail.

Hvert botilbud har en mailadresse. Al ikke personfølsom kommunikation vedrørende beboere og generel orientering med videre skal foregå gennem denne mailadresse. Der kan sendes sikkert mellem xx@botilbud.skgr.dk og Microsoft Exchange mailbokse.

Alle medarbejdere får ved ansættelse en SKGR-mail (vikarer ved Gigahost), og skal benyttes til arbejdsrelaterede mails (f.eks. dialog med leder om arbejdsplan, indsendelse af timesedler, invitation til MUS, tjenstlig samtale med videre). Den må ikke benyttes til mails der vedrører beboerne. Og heller ikke til private mails.

• Medarbejderen underskriver ved ansættelse erklæring om databeskyttelse og
• Det udleverede login til Støttekontaktgruppens data i Danjournal, Microsoft 365 og Gigahost er strengt personligt, og det påhviler medarbejderen at sikre, at loginoplysninger ikke videregives til- eller på anden måde, kommer andre til kendskab.
• Det er ikke tilladt at opbevare data med personfølsomme oplysninger uden for Danjournal, OneDrive og OutlookMicrosoft Exchange.
• Det påhviler medarbejderen at undgå, at data tilhørende Støttekontaktgruppen videregives eller på anden måde gøres tilgængelige for andre (herunder ved screen prints eller lignende)
• Medarbejderen skal sikre, at der altid logges ud, når man forlader den computer, man har arbejdet ved.
• Opbevaring af dokumenter på SKGR-enheder:
• Den som er daglig bruger af enheden (på botilbud er dette den daglige leder) skal som minimum hver 3. måned gennemgå enheden og slette dokumenter som automatisk er lagret i enheden under ”overførsler”, ”downloads” i ”papirkurv” med mere.
• Dokumenter, der er under udarbejdelse gemmes i OneDrive, og opbevares ikke længere end nødvendigt.
• På botilbud skal computere opbevares i aflåst rum eller skab, når personalet ikke er til stede.
• USB-nøgler: Hvis personfølsomme oplysninger lagres på USB-nøgle, skal oplysningerne beskyttes. Der kan f.eks. bruge en USB-nøgle med adgangskode og kryptering. Ellers skal USB-nøglen opbevares i aflåst skab eller skuffe.
• Danjournal:
• Medarbejderes borgeradgang gennemgås løbende og minimum hver 6. md. for at sikre, at de kun har adgang til borgere, som de aktuelt arbejder med.

SKGRs computere på bosteder og på kontoret installeres og vedligeholdes med firewall og viruskontrol af ekstern it-konsulent. Alle enheder er installeret med adgangskoder, som kun er kendt for relevant personale.

 Ved brug af hjemmecomputere, iPads og telefoner skal følgende minimumskrav følges:

• Adgang til enheden skal begrænses med en personlig
• Computere skal være beskyttet med opdateret firewall og
• Hvis personalets egne enheder skal anvendes til skrivning af dokumenter, må det kun ske ved brug af Office Online – office.com med login ved brug af afdelingens egne Microsoft konti. Dokumentet gemmes herved automatisk på afdelingens OneDrive for Business. Dokumenter slettes herfra efter upload til Danjournal eller overførsel til afdelingernes egne computere.
• Medarbejderen skal som minimum hver md. gennemgå enheden og slette dokumenter som automatisk er lagret i enheden under ”overførsler”, ”downloads” i ”papirkurv” med mere.

Persondatapolitikken er tilgængelig for alle i organisationen på Danjournal og indskrives i personalehåndbogen, som udleveres til nyt personale. For samarbejdspartnere, beboere og andre interessenter ude fr SKGR er personalepolitikken tilgængelig på vores hjemmeside www.skgr.dk.

Interne retningslinjer gennemgås en gang årligt og det sikres, at personalet informeres om eventuelle nye tiltag. Samtidig opdateres interne computere i forhold til Firewall og virusbeskyttelse.

Årligt:

• ”Mappen” i Danjournal med udskrevne borgere gennemgås og borgere, der er udskrevet for mere end fem år siden, slettes
• Interne retningslinjer skal gennemgås og
• Gennemgang af Persondatapolitikken på afdelingernes personalemøder.
• Interne computere opdateres i forhold til Firewall og

Halvårligt:

• Medarbejderes borgeradgang skal gennemgås hver md. for at sikre, at de kun har adgang til borgere, som de aktuelt arbejder med.

Kvartalsvis:

• Den, der er daglig bruger af enheden (på botilbud er dette den daglige leder), gennemgår enheden og slette dokumenter, som automatisk er lagret i enheden under ”overførsler”, ”downloads” i ”papirkurv” med mere.

• Danjournal: Journalsystem
• Zenegy: Lønsystem med HR-modul
• E-conomic: Regnskabsprogram
• Quinyx: Vagtplanssystem
• Penneo: Sikker elektronisk signatur (Hovedsageligt til ansættelseskontrakter).
• Pleo: Udgiftshåndtering.
• Sundhedssikring, Euro Accident
• Pensions
• Din Pensionsmægler
• Birchs v/ Claus Børge Birch: IT

Det er kun tilladt at skive personfølsomme dokumenter via Word og øvrige apps på https://portal.office.com, hvis afdelingens egne sikre computere ikke anvendes.

Her vil dokumenter altid blive lagret på OneDrive for Business, som er godkendt til formålet. Det er ikke tilladt at downloade eller oprette dokumenter på personlige enheder.

Der skal altid anvendes OneDrive for Business til midlertidig lagring af dokumenter på afdelingernes computere, da således altid vil være sikkert opbevaret og tilgængelige for afdelingens personale. Personfølsomme dokumenter skal altid, så hurtigt det er muligt uploades i Danjournal.

https://portal.office.com kan og må tilgås af alle slags enheder, der ikke behøver at have Microsoft Office installeret.

Der logges ind på https://portal.office.com ved: Kodeord og brugernavn udleveres af afdelingsleder eller administrator. Kodeord skiftes regelmæssigt af administrator.

Alle medarbejdere har ved ansættelse eller indgået samarbejdsaftale underskrevet følgende tavshedspligt og databehandleraftale:

I forbindelse med ansættelse i Støttekontaktgruppen er al personale opmærksom på og indforstået med følgende:

• Tavshedspligt med hensyn til alt, hvad der erfares i forbindelse med udførelsen af arbejde, angående såvel beboere som arbejdsgivers forhold, medmindre der er tale om forhold, der efter sagens natur skal bringes til tredjemands kundskab eller er offentligt kendt.
• Der må ikke uden arbejdsgiverens udtrykkelige samtykke kopieres og/eller borttages dokumenter med personfølsomme oplysninger eller interne oplysninger vedrørende driften af Støttekontaktgruppen.
• Tavshedspligten gælder også efter fratræden.

Med reference til det udleveret login til Støttekontaktgruppens data i it- systemet Danjournal og webmail, erklærer al personel sig opmærksom på og indforstået med følgende:

• Det udleverede login er strengt personligt, og det påhviler den enkelte at sikre, at loginoplysninger ikke videregives til eller på anden måde kommer andre til kendskab.
• Det er ikke tilladt at opbevare data med personfølsomme oplysninger uden for Danjournal, OneDrive for Business og mailkonti tilhørende SKGR.
• Det påhviler den enkelte at undgå, at data tilhørende Støttekontaktgruppen videregives eller på anden måde gøres tilgængelige for andre (herunder ved screen prints eller lignende).
• Det skal sikres, at den enkelte altid logger ud, når computer forlades.
• Mailadresser skal altid anvendes vedrørende tjenstlige formål. Det er ikke tilladt at bruge private mail i arbejdsmæssig sammenhæng.

Alle er endelig opmærksomme på og indforstået med, at enhver tilsidesættelse af ovenstående vil blive anset for en grov misligholdelse af ansættelsesforholdet, der kan medføre øjeblikkelig bortvisning, samt at Støttekontaktgruppen i denne situation forbeholder sig et hvert retligt skridt, herunder ikke udelukkende af civilretlig karakter samt erstatningskrav.