Whistleblower ordning

Støttekontaktgruppens whistleblowerordning kan anvendes til indberetning af oplysninger om alvorlige overtrædelser eller øvrige alvorlige forhold, som ikke nødvendigvis kan henføres til en bestemt lovovertrædelse. Der kan indberettes om forhold, der har fundet sted eller vil finde sted hos Støttekontaktgruppen.

En lovovertrædelse eller et øvrigt forhold vil som udgangspunkt være alvorligt, hvis det er i offentlighedens interesse at få det frem i lyset. Overtrædelser af bagatelagtig karakter er ikke omfattet, ligesom overtrædelser af accessoriske bestemmelser heller ikke er omfattet.

Indberetninger om whistleblowerens eget ansættelsesforhold er som udgangspunkt ikke omfattet, medmindre der er tale om seksuel chikane eller grov chikane.

Oplysninger om øvrige forhold, herunder oplysninger om overtrædelser af interne retningslinjer af mindre alvorlig karakter, som bl.a. regler om sygefravær, påklædning og oplysninger om andre personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, vil som udgangspunkt ikke anses som grove overtrædelser og skal dermed ikke indberettes til Støttekontaktgruppens whistleblowerordning. Sådanne oplysninger kan i overensstemmelse med gældende retningslinjer indgives til nærmeste leder.

Det forudsættes, at whistlebloweren er i god tro om oplysningernes rigtighed.

Eksempler på områder, der kan rapporteres igennem whistleblowerordningen omfatter, men begrænser sig ikke til, følgende punkter.

• Sexisme
• Seksuelle krænkelser
• Fysisk vold
• Diskrimination
• Økonomisk kriminalitet
• Arbejdssikkerhed
• Forbrugerbeskyttelse
• Brud på tavshedspligten
• Brud på udbudslovgivningen
• Brud på persondatalovgivningen
• Brud på miljømæssig lovgivning
• Hvidvaskning

Whistlebloweren har adgang til at oprette en sag og sende indberetningen på Støttekontaktgruppens hjemmeside www.skgr.dk

• Klik på linket ”Whistleblower” nederst på hjemmesiden eller her: Whistleblower
• Klik på ”Opret ny sag”
• Udfyld ”Overskrift”
• Vælg om du vil være anonym eller indberette fortroligt.
  I din egen interesse bedes du læse om forskellen på, om en sag oprettes fortroligt eller anonymt under afsnittet ”Anonymitet og fortrolighed”.
• Udfyld punkterne vedr.  indberetning.
  Du kan også vælge at indtale din indberetning (se øverste højre hjørne) og evt. vedhæfte diverse dokumentation eller andet relevant materiale, der kan understøtte din indberetning.
• Klik på ”Opret sagen”.

Når du har oprettet sagen, får du et vigtigt kodeord, som du skal gemme på et sikkert sted.
Du følger sagen ved at klikke på linket på hjemmesiden, vælg ”Følg op på en eksisterende sag” og indsæt dit kodeord.

Støttekontaktgruppens opfordrer whistlebloweren til at logge ind med sit kodeord jævnligt efter anmeldelsen er sendt, for at kunne svare på eventuelle opfølgende spørgsmål.

Whistleblowerenheden, der består af bestyrelsesformand Claus Birch og bestyrelsesmedlem Bettina Zangenberg, har forpligtet sig til at reagere på din indberetning inden for 7 dage.

Al kommunikation vedr. sagen er end-to-end krypteret og er ISO 27001 certificeret for højest mulig sikkerhed af hensyn til fortrolighed og anonymitet.

• • Iværksættelse af en intern undersøgelse i virksomheden.
  • Orientering af virksomhedens øverste ledelse eller bestyrelse.
  • Anmeldelse til politiet eller relevant tilsynsmyndighed.
  • Sagsafslutning grundet manglende eller utilstrækkeligt bevismateriale.

   

  Whistleblowerenheden vil indenfor tre måneder fra bekræftelsen på modtagelsen af indberetningen give feedback til whistlebloweren. Det betyder, at whistleblowerenheden, afhængigt af indberetningens indhold og karakter, vil oplyse whistlebloweren om, hvilke tiltag der er iværksat eller påtænkes iværksat, og hvorfor enheden har valgt denne opfølgning.

  Hvis det ikke er muligt at give feedback inden for fristen, vil Støttekontaktgruppens whistleblowerenhed underrette whistlebloweren herom, og om eventuel yderligere feedback kan forventes. Det kan f.eks. skyldes, at der er iværksat en intern undersøgelse, der ikke kan afsluttes inden for fristen.

  Feedbacken skal overholde gældende lovgivning, herunder databeskyttelseslovgivningen. Det betyder bl.a., at der skal være et videregivelsesgrundlag for at kunne videregive følsomme oplysninger. Det beror på en konkret vurdering, hvilke oplysninger der kan gives i opfølgningen over for whistlebloweren

Med Støttekontaktgruppens whistleblowerpolitik ønskes der at lægge op til større åbenhed og mere sikkerhed for den enkelte medarbejder eller andre stakeholdere.

En del af direktivet fastslår, at whistleblowere ikke må straffes for at stå frem med oplysninger. Dermed skal whistlebloweren ikke bekymre sig om fremtidige konsekvenser for karriere og privatliv som følge af anmeldelsen. Hvis anmeldelsen er relevant under whistleblowerdirektivet, vil whistlebloweren altså ikke kunne straffes af Støttekontaktgruppen på baggrund af anmeldelsen.

Dette inkluderer følgende straffe (repressalier): Opsigelse, suspension, degradering, undladt forfremmelse, ændring i arbejdstid og -opgaver, nedgang i løn, intimidering, chikane og social udelukkelse på arbejdspladsen.

Det betyder omvendt, at du ikke er beskyttet, hvis du bevidst indberetter urigtige eller vildledende oplysninger. Det skyldes, at ordningen ikke må misbruges, f.eks. hvis du som ansat uretmæssigt beskylder en kollega for chikane, fordi du måske har et udestående med vedkommende. Vi gør også opmærksom på, at det kan være strafbart at lave en indberetning, hvis man ikke handler i god tro.

Hvis du oplyser din identitet, når du sender oplysninger ind til whistleblowerordningen, behandler vi i videst muligt omfang dine personoplysninger fortroligt. Der kan dog være særlige forhold, som gør, at vi bliver nødt til at oplyse din identitet, f.eks. ved anmeldelse til politiet. 

Du kan også vælge at sende oplysninger ind til whistleblowerordningen uden at oplyse din identitet. Ønsker du at være anonym, skal du være opmærksom på, at du ikke oplyser dit navn eller andet personhenførbart som fx adresse eller telefonnummer – heller ikke i eventuelle vedhæftede dokumenter. 

Hvis du ønsker at bevare din anonymitet, skal du desuden være opmærksom på, at du ikke ved upload af filer, herunder dokumenter, video, fotos mv. utilsigtet kommer til at afgive oplysninger om din identitet.

Vær venligst også opmærksom på, at det kan være vanskeligt at gennemføre en whistleblowersag, hvis du er anonym og i tilfælde af politianmeldelser, kan det umuliggøre en sag.

Støttekontaktgruppen anvender software fra whistleblowersoftware.com.
Systemet anvender en række sikkerhedsforanstaltninger, som gør at du som whistleblower er sikret. Nogle af disse omfatter:

• Fuld end-to-end kryptering gennem hele processen
• ISO 27001-certificeret (informationssikkerhed)
• ISO 27701-certificeret (overholdelse af GDPR)
• Data hostes sikkert hos ISO 27001-certificeret AWS i EU
• Arkitektur bygget på den nyeste teknologi
• Ingen IP-logning

Spørgsmål til Støttekontaktgruppens whistleblowerordning kan stilles til:

Støttekontaktgruppens bestyrelse v. formanden Claus Birch tlf. 41130224 e-mail: info@birchs.dk